多くの企業で社内問い合わせ対応が業務を圧迫し、本来の業務に集中できない状況が続いています。経理への経費精算方法の確認、人事への有給取得ルールの問い合わせ、情報システム部への操作方法の質問など、日々繰り返される定型的な問い合わせに、各部門の担当者が時間を奪われています。株式会社miiboは、ノーコードで構築できる会話型AIプラットフォームを提供し、部門横断での社内FAQ対応を自動化することで、組織全体の生産性を飛躍的に向上させます。
このソリューションは、散在する社内ナレッジを統合し、自然言語処理によって多様な問い合わせに柔軟に対応する会話型AIです。「有給消化について教えて」「営業資料はどこ？」といった質問に、AIが即座に正確な回答を提供します。複数部門の情報を一元化し、24時間365日対応可能な社内ヘルプデスクを実現することで、問い合わせ対応工数を大幅に削減し、従業員が本来の業務に集中できる環境を構築します。
社内問い合わせ対応における4つの深刻な課題
繰り返される同一質問への対応が、多くの企業で深刻な問題となっています。経費精算の締切日、有給取得の申請方法、社内システムの使い方など、同じような質問が異なる従業員から何度も寄せられます。担当者は同じ説明を繰り返すことに時間を費やし、本来取り組むべき戦略的な業務や改善活動に時間を割けません。FAQを作成しても、更新が追いつかず、結局個別対応に追われる状況が続いています。
情報の散在と検索の困難さも、組織の生産性を大きく阻害しています。業務マニュアルはファイルサーバーに、規程類は社内ポータルに、最新の通達はメールで配信されるなど、情報が複数のシステムに分散しています。従業員は必要な情報を探すために複数のシステムを渡り歩き、それでも見つからない場合は結局担当者に問い合わせることになります。情報があるのに活用されないという非効率な状況が常態化しています。
回答品質のばらつきと属人化は、組織としての一貫性を損なう要因です。同じ質問でも、回答する担当者によって内容が異なったり、詳しさに差が出たりすることがあります。ベテラン社員が退職すると、その人しか知らない情報が失われ、問い合わせ対応の質が低下します。新入社員への引き継ぎも不完全で、組織としてのナレッジが蓄積されにくい状況が続いています。
対応の遅延と業務の停滞は、組織全体の機動力を低下させます。担当者が会議中や外出中の場合、問い合わせへの回答が数時間、場合によっては翌日以降になることもあります。緊急の確認事項があっても、担当者の都合に左右され、業務が停滞します。特に、承認プロセスや手続きに関する問い合わせの遅延は、ビジネスチャンスの損失にもつながりかねません。
ナレッジ統合による情報アクセスの革新
分散した情報の一元管理により、組織の知識を最大限活用できるようになります。miiboのナレッジデータストア機能は、PDF、Excel、CSV、テキストファイルなど、様々な形式のドキュメントを統合的に管理します。既存の業務マニュアル、FAQ集、規程類をそのままアップロードするだけで、AIが内容を理解し、適切な回答を生成する準備が整います。GoogleドライブやNotionなど、既存のクラウドストレージとも連携可能で、情報の二重管理は不要です。
インテリジェントな情報検索と回答生成が、問い合わせ対応を根本から変えます。従来のキーワード検索とは異なり、AIは質問の意図を理解して関連情報を抽出します。「有給を取りたい」という曖昧な質問に対しても、有給取得の申請方法、残日数の確認方法、取得ルールなど、必要な情報を包括的に提供します。複数の文書にまたがる情報も統合して、分かりやすく整理された回答を生成します。
情報の鮮度管理と継続的な改善により、常に最新かつ正確な回答を維持します。URLで管理された情報は自動更新され、ファイルベースの情報も簡単に差し替え可能です。AIの回答履歴を分析することで、不足している情報や頻出する新しい質問を特定し、ナレッジベースを継続的に充実させることができます。組織の成長とともに進化する、生きた情報システムを実現します。
自然言語処理による直感的な対話体験
会話の文脈を理解した自然な応答により、まるで熟練した担当者と話しているような体験を提供します。「前回聞いた件の続きなんだけど」「さっきの資料の別バージョンはある？」といった、文脈に依存した質問にも適切に対応します。ステート保存機能により、過去の会話履歴を記憶し、各従業員に合わせたパーソナライズされた対応が可能です。初心者には丁寧に、経験者には簡潔に、相手に応じた最適な回答を提供します。
多様な表現への柔軟な対応力が、すべての従業員にとって使いやすいシステムを実現します。「有給消化について」「有休の取り方」「年次休暇申請」など、同じ内容でも人によって異なる表現で質問されます。miiboは、これらの表現の違いを吸収し、適切な回答を提供します。専門用語を知らない新入社員でも、日常的な言葉で質問するだけで必要な情報を得られます。
根拠の明示による信頼性の確保で、AIの回答に対する不安を解消します。回答と同時に、参照した文書名や該当箇所を表示することで、情報の出所を明確にします。信頼度スコアにより、AIがどの程度確信を持って回答しているかも分かります。必要に応じて元の文書を確認できるため、重要な判断においても安心してAIの回答を活用できます。
シンプルな実装と組織全体への展開
エンジニア不要の導入プロセスにより、現場主導での改善活動を実現します。miiboの管理画面から、ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードし、簡単な設定を行うだけで、会話型AIの構築が完了します。プロンプトのテンプレートも用意されており、社内FAQ対応に最適化された設定をすぐに利用できます。IT部門の負担を最小限に抑えながら、各部門が主体的に問い合わせ対応の効率化を進められます。
既存ツールとのシームレスな連携により、従業員の業務フローを変えることなく導入できます。SlackやMicrosoft Teams、LINEWORKSなど、普段使用しているコミュニケーションツールに組み込むことで、新しいシステムを覚える必要がありません。Webブラウザからアクセスできるチャット画面も用意されており、利用シーンに応じて最適なインターフェースを選択できます。
段階的な展開と効果測定により、リスクを抑えながら確実な成果を実現します。まず特定部門でパイロット運用を行い、効果を確認してから全社展開するアプローチが可能です。会話ログの分析機能により、問い合わせ数の削減効果、回答精度、利用者満足度などを定量的に把握できます。PDCAサイクルを回しながら、組織に最適な形にカスタマイズしていくことができます。
株式会社miiboが提供する実証済みの社内効率化ソリューション
3万アカウントを超える導入実績が、miiboの信頼性と実用性を証明しています。上場企業から中小企業、地方自治体まで、幅広い組織で活用されています。GMOペパボ株式会社では、社内問い合わせ対応の効率化で得たノウハウを活かし、「GMO即レスAI」として外部サービス化するまでに至りました。横須賀市では、職員自らがAIを構築し、市民サービスの向上と業務効率化を同時に実現しています。
継続的な技術革新と充実したサポート体制により、導入後も安心して利用を続けられます。ChatGPT、Claude、Geminiなど、最新のLLMモデルへの対応を継続的に行い、常に最高の性能を提供します。専門チームによる導入支援、運用相談、プロンプト最適化のアドバイスなど、技術面だけでなく活用面でのサポートも充実しています。単なるツール提供ではなく、組織の問い合わせ対応改革のパートナーとして伴走します。
よくあるご質問
Q
導入にはどれくらいの期間がかかりますか？
基本的な設定であれば、1〜2日で利用開始できます。既存のFAQや業務マニュアルをアップロードし、簡単な設定を行うだけで、すぐに使い始められます。本格的な運用に向けた調整を含めても、1〜2週間程度で導入可能です。大規模な開発プロジェクトは不要で、スピーディーな改善を実現できます。
Q
セキュリティは大丈夫ですか？
企業での利用を前提とした高度なセキュリティ対策を実施しています。データの暗号化、アクセス権限管理、監査ログの記録など、必要な機能を網羅しています。オンプレミス環境での運用や、特定のセキュリティ要件への対応も可能です。多くの上場企業や官公庁でも採用されている、信頼性の高いプラットフォームです。
Q
既存のFAQシステムとの違いは何ですか？
最大の違いは「柔軟性」と「メンテナンス性」です。従来のFAQシステムは事前に想定した質問と回答のペアしか対応できませんが、miiboは自然言語処理により、想定外の質問にも柔軟に対応します。また、文書をアップロードするだけで情報が更新されるため、個別にQ&Aを編集する手間が大幅に削減されます。
Q
どのような業務に活用できますか？
社内FAQ対応以外にも、新入社員のオンボーディング支援、営業支援ツール、プロジェクト情報の共有など、幅広い用途に活用できます。基本的に、情報共有や問い合わせが発生するあらゆる業務で効果を発揮します。一度構築したAIを、複数の用途で活用することも可能です。
Q
利用料金はどのくらいですか？
無料プランから始められ、利用規模に応じた柔軟な料金体系を用意しています。会話数やAI作成数に応じたプランがあり、組織の規模や用途に合わせて最適なプランを選択できます。初期費用は不要で、月額料金のみでご利用いただけます。詳細は個別にご相談ください。
Q
AIが間違った回答をする心配はありませんか？
回答の根拠となる情報源を明示し、信頼度スコアを表示することで、透明性を確保しています。また、回答履歴を分析し、問題のある回答を特定して改善する仕組みも用意されています。重要な判断に関わる情報については、人間による確認プロセスを組み込むことも可能です。
Q
複数部門で異なるAIを作ることはできますか？
はい、可能です。部門ごとに異なるナレッジベースを持つAIを作成し、それぞれの専門性に応じた回答を提供できます。権限管理により、各部門が自律的にAIを管理・改善していくことも可能です。全社共通のAIと部門専用AIを組み合わせた、階層的な構成も実現できます。
Q
導入後のサポートはありますか？
充実したサポート体制を整えています。初期設定のサポート、活用方法のアドバイス、定期的な改善提案など、導入から運用まで一貫してサポートします。ユーザーコミュニティもあり、他社の活用事例を参考にすることもできます。技術的な質問から活用のベストプラクティスまで、幅広くサポートします。
問い合わせに追われる日々から、価値創造に集中できる組織へ
社内FAQ自動応答AIは、単なる効率化ツールではなく、組織の働き方を根本から変革するソリューションです。繰り返される問い合わせから解放された従業員は、より創造的で価値の高い業務に集中できるようになります。情報の民主化により、すべての従業員が必要な時に必要な情報にアクセスでき、意思決定のスピードが向上します。株式会社miiboの会話型AIプラットフォームなら、エンジニアリングの知識がなくても、実用的な社内ヘルプデスクを構築できます。部門横断での問い合わせ対応を劇的に効率化し、組織全体の生産性向上を実現する第一歩を、今すぐ始めてみませんか。